In Österreich gelten klare gesetzliche Vorgaben für die Ausstellung von Rechnungen. Egal ob Einzelunternehmer:in oder Kapitalgesellschaft – eine korrekte Rechnung ist nicht nur für die Buchhaltung essenziell, sondern auch eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. In diesem Beitrag erfährst du, welche Angaben auf einer Rechnung nicht fehlen dürfen und welche Sonderfälle es gibt.
1. Pflichtangaben auf einer Rechnung
Damit eine Rechnung rechtsgültig ist, müssen folgende Bestandteile enthalten sein:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten
Dienstleistungen - Leistungsdatum oder -zeitraum
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtbetrag der Rechnung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers
- UID-Nummer des Rechnungsempfängers (bei Rechnungen über 10.000 € netto
oder bei innergemeinschaftlichen Leistungen)
Wenn der Rechnungsbetrag über 400 € (netto) liegt, sind diese Angaben verpflichtend. Bei Rechnungen bis 400 € (Bruttobetrag) genügt eine Kleinbetragsrechnung, die etwas weniger Details erfordert.
2. Kleinbetragsrechnung – was ist anders?
Eine Kleinbetragsrechnung (bis 400 € brutto) ist einfacher gehalten und muss nur folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer
- Umsatzsteuersatz
Der große Vorteil: Es muss kein eigener Steuerbetrag ausgewiesen werden, sondern nur der Gesamtbetrag inklusive Steuer.
3. Rechnungen ohne Umsatzsteuer – Wann ist das erlaubt?
Es gibt Fälle, in denen keine Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen werden darf:
- Kleinunternehmer:innen (bis 55.000 € Umsatz/Jahr) → Hinweis: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“
- Innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU → Hinweis: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“
- Reverse-Charge-Verfahren (wenn die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht) → Hinweis: „Reverse-Charge Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfängers“
Wichtig: Wird eine Rechnung falsch ausgestellt, kann dies dazu führen, dass der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen kann.
4. Elektronische Rechnungen – was ist erlaubt?
Elektronische Rechnungen sind in Österreich zulässig, müssen aber folgende Bedingungen erfüllen:
- Eindeutige Identifizierbarkeit (z. B. PDF oder strukturiertes Datenformat)
- Einhaltung der Echtheit und Unveränderbarkeit
- Zustimmung des Rechnungsempfängers
Für Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand abrechnen, ist seit einigen Jahren die elektronische Rechnung (e-Rechnung) über das Unternehmensserviceportal (USP) verpflichtend.
5. Fehlerhafte Rechnungen – Welche Konsequenzen drohen?
Fehlende oder falsche Rechnungsangaben können dazu führen, dass:
- Der Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger entfällt
- Die Rechnung als nicht rechtsgültig gilt
- Es zu Nachforderungen oder Strafen bei einer Steuerprüfung kommt
Tipp: Rechnungen sollten vor dem Versand immer nochmals überprüft werden, um spätere Probleme zu vermeiden.
Fazit
Eine korrekt ausgestellte Rechnung schützt nicht nur vor finanziellen und steuerlichen Problemen, sondern erleichtert auch die Buchhaltung. Wer sich an die Pflichtangaben hält und Sonderregelungen beachtet, vermeidet unnötige Nachfragen von Kunden oder dem
Finanzamt.